Partage et synchronisation de documents, d'agendas et de contacts

Partagez et synchronisez automatiquement vos documents de travail en équipe (tout types de fichiers) depuis plusieurs ordinateurs ou ordiphones, en réseaux local Intranet et via l'Internet. Cet outil en ligne installé sur un serveur dans vos locaux ou dans un centre de données permet d'avancer en équipe sur les mêmes documents, quelque soit votre lieu de travail, de donner des accès réservés à certains de vos documents à vos utilisateurs en interne ou en externe.

Demo-TIC et Tétras Libre utilisent actuellement cet outil : Nextcloud

La page de référence à suivre est d'abord celle sur doc.ubuntu-fr.org : http://doc.ubuntu-fr.org/nextcloud-client

Autres Ressources utiles :

• Le manuel de l'utilisateur (en anglais) : https://docs.nextcloud.com/server/13/user_manual/contents.html
• https://doc.ubuntu-fr.org/owncloud

Cliquer en haut à droite sur l'utilisateur puis dans le menu déroulant sur Personal, puis changer le language.

Se connecter en tant qu'administrateur. Cliquer en haut à droite sur l'utilisateur puis dans le menu déroulant sur Utilisateurs. Cliquer sur ajouter un groupe s'il n'y en a pas. Puis cliquer sur Créer après avoir entrer un nom d'utilisateur, un mot de passe et sélectionné un ou plusieurs groupes pour cet utilisateur.

• Cliquer sur Fichier dans la barre de menu horizontale en haut. Puis sur le symbole “+”.

• Pour charger sur le serveur un fichier existant sur votre ordinateur, cliquer sur “Chargement”.

• Pour créer un nouveau dossier ou fichier cliquer sur “Dossier” ou “Fichier”.

• Pour partager un nouveau dossier ou fichier cliquer sur l'icône “Partager (Points reliés)”, puis entrer des noms d'utilisateurs ou de groupe d'utilisateurs dans le champs “Partage”. Cliquer sur “Partager par lien public” pour envoyer un lien de téléchargement à un correspondant.

Pour les systèmes MS/Windows et MAC/OS, rendez-vous sur : https://nextcloud.com/install/. Cliquer sur Desktop Client. Suivre les instructions d'installation.

Pour les systèmes GNU/Linux Mint (pour Ubuntu, remplacer “nemo” par “nautilus”, ouvrir un terminal et taper les commandes suivantes :

sudo add-apt-repository ppa:nextcloud-devs/client
sudo apt-get update
sudo apt-get install nextcloud-client nextcloud-client-nemo

• Pour lancer le client automatiquement au démarrage de l'ordinateur :
  • Avec Linux Mint : Dans le menu “Paramètres” du client. Ou bien dans le Menu du système Mint : Préférences > Applications au démarrage > Ajouter
  • Sous MS/Windows : Dans le menu “Paramètres” du client
  • Sous MAC/OS : Dans le menu “Paramètres” du client
• Cocher ou décocher selon les préférences la synchronisation des fichiers de plus de 500Mo.

• Adresse Web du serveur Nextcloud : (par exemple : https://nextcloud.truc-bidule-chouette.org)
• Nom d'utilisateur et mot de passe :
• Attention : A la première utilisation, pour pouvoir choisir ultérieurement quels dossiers sur son ordinateur souhaite-t-on synchroniser, cliquer sur le bouton “Passer outre la configuration des dossiers”.

• Se connecter à l'interface web du serveur (ex: https://nextcloud.demo-tic.org), puis Cliquer sur Fichier dans la barre de menu horizontale en haut. Puis naviguer dans les dossiers et cliquer à droite sur les 3 points sur la ligne d'un fichier, puis sur Détails, puis sur Versions.

• Se connecter à l'interface web du serveur (ex: https://nextcloud.demo-tic.org), puis Cliquer sur Fichier dans la barre de menu horizontale en haut. Puis cliquer en bas à gauche sur “Fichiers supprimés”.

NB : Il faut se connecter à l'interface web avec le compte de l'utilisateur qui a effacé le fichier recherché.

Un utilisateur, pour faire de la place sur son espace avec quota, peut nettoyer ses “fichiers suprimés” (c'est à dire son historique restaurable) en ne sélectionnant par exemple que ce qui est vieux de plus d'un mois. Soit on peut tout sélectionner l'immense page avec tous les fichiers, soit il faut cocher en cliquant ligne par ligne (hélas, il n'y a pas de colonne indiquant la taille des fichiers ).

• Se connecter à l'interface web du serveur (ex: https://nextcloud.demo-tic.org), puis Cliquer sur Fichier dans la barre de menu horizontale en haut. Puis cliquer en bas à gauche sur “Fichiers supprimés”.

NB : Il faut se connecter à l'interface web avec le compte de l'utilisateur qui a effacé le fichier recherché.

• Avec l'explorateur de fichier de GNU/Linux Ubuntu ou Mint : Ouvrir un dossier et Cliquer sur Fichier > Se connecter à un serveur puis mettre dans les champs Serveur : l'adresse du serveur example.com/remote.php/webdav (ne pas mettre https:// devant), Type : Webdav sécurisé (HTTPS), ID / Mdp de l'utilisateur.

Ressources :

• https://doc.ubuntu-fr.org/webdav#montage_via_nautilus

Note : On peut aussi mettre directement dans le champs d'adresse de l'explorateur de fichier :

davs://Identifiant_utilisateur@site_du_serveur_exemple.com/remote.php/webdav

Note : Mettre %20 à la place des espaces dans les identifiant s'il y en a. Mettre %40 à la place des @ dans les identifiant s'il y en a.

• Avec l'explorateur de fichier de MS/Windows : Ouvrir l’explorateur de fichier. Clic droit sur ordinateur, « Connecter un lecteur réseau » :
  • https://nextcloud.moundepluriel.org:4443/remote.php/webdav
  • « Se reconnecter à l’ouverture de session »
  • « Terminer »
  • Mettre les identifiants
  • « Mémoriser ces informations »

Ressources :

• https://www.linkedin.com/pulse/mapping-sharepoint-document-libraries-without-getting-nik-d-agostino

• http://www.yeehawup.com/2011/07/mapping-a-network-drive-to-webdav-share-in-windows-7/

• http://fuguhub.com/tutorials/mapping_windows7_drive.lsp

For Vista and later versions: Windows Explorer supports HTTPS connection. But it requires a valid certificate on the server. It's generally recommended to use Windows Explorer to map a webdav server as network dirve. If you use a self-signed certificate, you have to add the certificate's CA into Windows' system CA store.

Aller dans Menu> Préférences > Applications au démarrage , double-cliquer sur Temporisation et mettre 5 secondes pour cette application.

https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/nextcloud-filelink/

• Avant de copier le dossier à transférer :
  • Fermer le client Nextcloud s'il est lancé (bouton droit sur l'icône en bas à droite puis “Quitter”)
  • Dans le dossier à copier, trouver et effacer tous les fichiers dont le nom commence par un point du type : .owncloudsync.log , ._sync_34500267eb9f.db
• Copier l'ensemble du dossier à synchroniser d'un ordinateur vers l'autre ordinateur
• Installer et lancer le client Nextcloud
• Se connecter avec le compte de l'utilisateur puis cliquant sur le bouton “Passer outre la configuration des dossiers”
• Cliquer sur le bouton “Ajouter une synchronisation de dossier” puis sélectionner le dossier local copié depuis l'autre ordinateur, puis cliquer sur “Next”
• Sélectionner le même dossier distant à synchroniser depuis le serveur, puis cliquer sur “Next”
• Cliquer “Ajouter une synchronisation”
• Attendre que la synchronisation s'achève avec le serveur

Cliquer sur le bouton “Ajouter une synchronisation de dossier”.

Si ce bouton est grisé et inactif, il faut au préalable désynchronisé le dossier principal Nexcloud qui a été synchroniser par défaut.

• Android : Installer le dépôt d'applications “F-Droid”, puis installer l'application “DavDroid”
• MS/Windows et MAC/OS : voir le manuel de l'utilisateur de Nextcloud

Partagez et synchronisez automatiquement des agendas et carnets de contacts personnels ou communs à une équipe depuis plusieurs ordinateurs ou ordiphones, en réseaux local ou Internet. Créez des agendas qui seront stockés sur un ordinateur-serveur local (à domicile ou dans vos locaux professionnels) et qui peuvent être aussi sur tout ou partie de vos ordinateurs (fixe, portable ou téléphones (SmartPhone)) en étant partagés et synchronisés automatiquement. Ces agendas et carnets de contacts peuvent être accessibles :

• Depuis son ordinateur personnel (fixe, portable) équipé du logiciel de gestion de courriels Mozilla Thunderbird/Lightning ou depuis son ordiphone équipé de l'application Android DavDroid. Les agendas configurés dans Thunderbird/Lightning permettent de voir les disponibilités de chacun, planifier des réunions et des rendez-vous, avoir des rappels automatiques…
• Avec un navigateur Web sur tout ordinateur ou téléphone connecté à l'Internet (en utilisant l'identifiant/mot de passe d'un compte de son serveur local).

Notes : Il est possible de créer aussi des « agendas publics » visibles par tous les internautes (donc sans connexion au serveur local avec un compte utilisateur) mais ce type d'outil est déjà intégré dans les fonctionnalités de la plupart des sites Web.

Notes : Les Carnets de Contacts partagés sont intégrés et utilisables simultanément avec plusieurs comptes de courriels lorsque ces comptes sont configurées dans le logiciel Mozilla Thunderbird.

Technologies utilisées : Demo-TIC recommande (et utilise) les Logiciel Libres Nextcloud, Mozilla Thunderbird/Lightning/SoGo Connector et DavDroid.

Le logiciel recommandé par Demo-TIC est Thunderbird. Pour l'installation et la configuration, consulter la page dédiée.

Pour accéder à plusieurs comptes différents sur le même serveur, il est nécessaire de modifier le paramètre de configuration avancée ``calendar.network.multirealm`` (voir cette documentation détaillée).

<note important> À faire : vérifier que les points suivants sont bien documentés

* Comment afficher les tâches avec les événements (par défauts les tâches ne s'affichent pas la vue en calendrier, et les tâches non-démarrées ne s'affichent pas dans la vue des tâches à droite, ce qui est perturbant) * Comment ne pas afficher les rappels des tâches des calendriers des autres utilisateurs * On ne peut pas afficher un calendrier en libre/occupé uniquement, mais c'est utilisé lors de l'invitation pour trouver les créneaux auxquels les invités sont disponibles * Pourquoi, dans Thunderbird/Lightning, est-ce qu'il y a un petit panneau en forme de triangle quand j'ajoute l'agenda dans Thunderbird/Lightning ? ⇒ Il y a eu une erreur lors de la synchronisation avec l'agenda. Vérifiez les paramètres et resynchronisez l'agenda pour faire disparaître ce panneau d'alerte.

</note>

Avec un navigateur Web sur tout ordinateur ou téléphone connecté à l'Internet (). Il faut aller à l'adresse d'un Outil en ligne Nextcloud en utilisant l'identifiant/mot de passe d'un compte de son serveur local

( A re-tester : fonctionnalité manquante : pas de demande d'invitation possible?).

L'application DavDroid peut être installé facilement en installant au préalable sur son téléphone (équipé d'un système Android version 4 ou plus) le dépôt d'applications Libres F-Droid.

Informations utiles :

• Lorsque le portable est complètement éteint, le compte Davical doit être recréé dans Davdroid pour afficher à nouveau les agendas et contacts partagés. L'utilisateur doit donc avoir mémoriser l'adresse URL de son serveur, son identifiant personnel et son mot de passe.
• Pour avoir une copie “de secours” non-synchronisées de son carnet d'adresse, on peut l'exporter en format .CSV depuis thunderbird, puis l'importer dans son Webmail, puis l'exporter en format vcard .VCF, cela afin de pouvoir utiliser une application à installer parmi celle des dépôts de F-Droid, qui permet d'importer des carnets de contacts au format .vcf dans les carnets non-synchronisé de son téléphone avec Android.

Les iPhone fonctionnent en natif avec des agendas et contacts partagés. Il faut utiliser les protocoles CaldDav et CardDav.

Une fois connecté avec votre compte sur l'interface web de Roundcube, la configuration se fait en quatre étapes:

1. Paramètres en haut à droite,
2. Préférences en haut à gauche,
3. Cliquer sur la section CardDav, sur la gauche,
4. Configurer votre carnet d'adresse distant.

Capture d'écran de configuration :

Se connecter sur l'interface web à l'adresse fournie par l'administrateur. Si certains agendas et carnets d'adresses ne s'affichent pas dans la liste, cliquer sur l'icône à droite de Calendriers et Carnets d'adresse.

• http://www.davical.org/clients.php
• http://www.rezine.org/documentation/auto-hebergement/services/agenda-contact/clients-card/

• Apparition de dossiers “conflict' dans des messageries Thunderbird synchronisées avec nextcloud, le soucis à régler c'est quand on arrive as à les supprimer, ou qu'il reviennent après les avoir supprimer. SOLUTION A REDIGER ICI !!!!!!!!!!!!

• Comment résoudre des problèmes d'accès dossiers locaux à des dssier à synchroniser quand ils sont sur des partitions windows qui doivent se monter automatiquement au démarrage, en cas de cohabitation Windows/Linux : Enlever le “Fast boot” pour éviter les erreurs de montage de partitions Windows depuis Linux. Il y a deux configurations à faire :
  • Dans le BIOS/UEFI : rechercher et désactiver l'option Fast boot.
  • Dans les Options d'alimentation, décoché “Turn on Fast start up”.